प्रमाणीकरण कार्यालय में दस्तावेज़ प्रस्तुत किए जाने से पहले, उनके पास उचित हस्ताक्षर (केवल मूल हस्ताक्षर) और/या प्रमाणपत्र संलग्न होने चाहिए। प्रमाणीकरण कार्यालय को दिए जाने वाले सभी पत्राचार में कवर लेटर और उचित शुल्क शामिल होना चाहिए।

ध्यान रखें कि हर दस्तावेज़ किसी स्टेपल या पेपरक्लिप से सुरक्षित हो। हम आपके दस्तावेज़ों के लिए पेजों का संगठन निर्धारित नहीं कर सकते हैं।

दस्तावेज़ों की पुष्टि करने का शुल्क $ 10 है। 00 प्रति दस्तावेज़ (प्रति पेज नहीं), जो कॉमनवेल्थ के सेक्रेटरी को देय है। अगर एक ही देश के लिए एक ही तारीख को एक ही सार्वजनिक अधिकारी(नोटरी पब्लिक, डिप्टी क्लर्क, आदि...) द्वारा कई दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो शुल्क $ 10 है। पहले डॉक्यूमेंट के लिए 00 और $ 5 के लिए। प्रत्येक अतिरिक्त दस्तावेज़ के लिए 00 । $5 या उससे कम के ओवरपेमेंट का रिफ़ंड नहीं किया जा सकता है।

चेक और मनीऑर्डर कॉमनवेल्थ के सेक्रेटरी को देय होने चाहिए।

अब हम सिर्फ़ अपॉइंटमेंट के ज़रिए प्रोसेस करने के लिए तैयार हैं। आपको हमारी वेबसाइट www.commonwealth.virginia.gov के ज़रिए अपॉइंटमेंट लेना होगा और आधिकारिक दस्तावेज़ों पर जाएँ और फिर प्रमाणीकरण की जाँच करें और अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सिस्टम के निर्देशों का पालन करें। हमारा ऑफ़िस आपके लिए अपॉइंटमेंट शेड्यूल नहीं कर सकता है; अपॉइंटमेंट सिर्फ़ वेबसाइट के ज़रिए ही किए जा सकते हैं।

उपलब्ध अपॉइंटमेंट समय सोमवार से गुरुवार के बीच का है। आपकी अपॉइंटमेंट के दौरान आपको 10 या उससे कम दस्तावेज़ों तक सीमित रखा जाएगा। आपके दस्तावेज़ सही होने चाहिए, ताकि हम उन्हें प्रमाणित कर सकें।

सीमित जगह के कारण, हम चाहते हैं कि जब आप अपने अपॉइंटमेंट के समय पहुंचें, तो आप अपनी पार्टी को दो से ज्यादा लोगों तक सीमित न रखें।

अगर आपका कोई अपॉइंटमेंट नहीं है, तो आपको नहीं देखा जाएगा। कोई अपवाद नहीं।

अपॉइंटमेंट का समय सिर्फ़ घटकों के लिए है। कुरियर और एपोस्टिल/ऑथेंटिकेशन कंपनियों द्वारा डिलीवर किए गए दस्तावेज़ों को अपॉइंटमेंट के ज़रिए प्रोसेस नहीं किया जाएगा। कूरियर/ऑथेंटिकेशन कंपनियों द्वारा डिलीवर किए जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए एक ड्रॉप बॉक्स दिया जाएगा। ड्रॉप बॉक्स में बचे दस्तावेज़ सिर्फ़ मेल के ज़रिए लौटाए जाएंगे; हमारे पास पिक अप उपलब्ध नहीं होगा।

आपको एक कवर लेटर और सेल्फ-एड्रेस, प्री-पेड रिटर्न मेलर (UPS, FedEx, USPS, आदि) देना होगा। दस्तावेज़ों को प्रोसेस किया जाएगा और दिए गए रिटर्न मेलर में 5 से 7 कार्यदिवसों में वापस लौटा दिया जाएगा। जानकारी गुम होने/फीस गुम होने या गलत तरीके से नोटरी/जारी किए गए दस्तावेज़ों के परिणामस्वरूप दस्तावेज़ों को सुधार के लिए वापस लौटा दिया जाएगा। दस्तावेज़ों के साथ अस्वीकार किए जाने के कारण/कारण शामिल किए जाएंगे। अस्वीकार किए जाने की पूर्व सूचना नहीं दी गई है।

*ध्यान दें

आपके पहुंचने पर सभी दस्तावेज़ों को प्रमाणीकरण की ज़रूरतों को पूरा करना होगा। कृपया नामंज़ूरी की ज़रूरतें और कारण ध्यान से देखें। अगर दस्तावेज़ों में कोई समस्या है, तो उन्हें प्रोसेस नहीं किया जाएगा। किसी अन्य अपॉइंटमेंट को शेड्यूल करना होगा या मेल इन निर्देशों का पालन करना होगा।

हाँ, अपॉइंटमेंट दिए गए हैं। उपलब्ध समय हमारे शेड्यूलिंग लिंक पर नीचे दिए गए हैं। अपॉइंटमेंट का समय अलग-अलग घटकों तक सीमित होता है और इसे कंपनियों या कोरियर द्वारा शेड्यूल नहीं किया जाना चाहिए।

हमारा ऑफ़िस संघीय और राज्य की सभी छुट्टियों के लिए बंद रहता है। मौसम और आपातकालीन बंद होने पर “वर्जीनिया स्टेट ऑफ़िस — रिचमंड एरिया” में देरी और बंद होने में देरी होती है।

अपॉइंटमेंट शेड्यूल करें

हर अपॉइंटमेंट के लिए अधिकतम 10 दस्तावेज़ स्वीकार किए जाते हैं।

सीमित जगह की वजह से, हम चाहते हैं कि आप अपनी पार्टी को दो से ज़्यादा लोगों तक सीमित न रखें।

बिल्डिंग में प्रवेश करने वाले सभी वयस्कों के लिए एक वैध, सरकार द्वारा जारी आईडी आवश्यक है।

हम ज़्यादातर प्रमाणीकरण को अपॉइंटमेंट के दिन ही प्रोसेस कर सकते हैं, जब उन्हें ठीक से नोटरी/जारी किया गया हो। ध्यान रखें कि इस वेबसाइट पर दी गई ज़रूरतों को ध्यान से पढ़ें और पुष्टि करें कि आपके दस्तावेज़ आपके अपॉइंटमेंट के समय से पहले सही हैं।

अगर किसी दस्तावेज़ को ठीक से नोटराइज़/जारी नहीं किया गया है, तो हम पुष्टि नहीं कर पाएँगे।

कृपया स्वीकार किए गए दस्तावेज़ों की जानकारी के लिए दस्तावेज़ों के प्रकार पेज की समीक्षा करें।

हाँ, दस्तावेज़ों को प्रोसेस करने के लिए हमारे कार्यालय को भेज दिया जा सकता है।

पैकेज में मेल करने का आम तौर पर टर्नअराउंड समय 7-10 होता है, जब आप दस्तावेज़ भेजते हैं, उसके बाद से काम करने वाले दिन के बाद - कृपया उसी हिसाब से प्लान बनाएं। दस्तावेज़ों को वापस करने के लिए कवर लेटर, सेल्फ़ एड्रेस, प्रीपेड रिटर्न मेलर और ज़रूरी शुल्क शामिल करें। हम दस्तावेज़ का स्टेटस सिर्फ़ 7-10 दिन बीतने के बाद ही देख सकते हैं।

बिना रिटर्न लिफ़ाफ़ा और/या डाक के सबमिट किए गए दस्तावेज़, यूनाइटेड स्टेट्स पोस्टल सर्विस की नियमित डिलीवरी से, दस्तावेज़ सबमिट करने वाले व्यक्ति को ट्रैक किए बिना, वापस लौटा दिए जाएंगे। 

अगर रिटर्न पोस्टेज डाक शुल्क में 2 से अधिक है, तो कॉमनवेल्थ के सचिव का कार्यालय दस्तावेज़ों को वापस करने से पहले डाक प्राप्त करने के लिए अनुरोध करने वाले से संपर्क कर सकता है।

अगर आप FedEx, UPS, USPS प्रायोरिटी, USPS एक्सप्रेस मेल या किसी अन्य ट्रैक करने योग्य मेल कैरियर का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो हमारे ऑफ़िस में और दोनों जगह से ट्रैकिंग की जानकारी का रिकॉर्ड रखना न भूलें, ताकि आप डिलीवरी की प्रगति का पता लगा सकें।

FedEx, UPS, या DHL का उपयोग करते समय, कृपया रिटर्न लिफ़ाफ़े पर अपना नाम और पता, प्रेषक और प्राप्तकर्तादोनों की सूची में डालें। हमारे कार्यालय को प्रेषक के रूप में सूचीबद्ध न करें। यदि हमारा कार्यालय प्रेषक के रूप में सूचीबद्ध है, तो आपके दस्तावेज़ बिना ट्रैकिंग के नियमित मेल के माध्यम से वापस कर दिए जाएंगे।

अगर इससे कोई समस्या आती है, तो आप इसके बजाय यूएसपीएस एक्सप्रेस मेल का इस्तेमाल कर सकते हैं। यह नीति बार-बार कलेक्शन शुल्क के कारण लागू होती है, जिसके कारण प्रेषक या प्राप्तकर्ता की गलत जानकारीहोती है

कॉमनवेल्थ सेक्रेटरी का ऑफ़िस हमारे ऑफ़िस में आने-जाने वाले शिपिंग में खो जाने वाले लिफ़ाफ़ों या पैकेज के लिए ज़िम्मेदार नहीं है।

डाक का पता:

यूएस पोस्टल सर्विस (USPS) के लिए:
कॉमनवेल्थ
ऑथेंटिकेशन डिविजन के सचिव
1111 ईस्ट ब्रॉड स्ट्रीट
रिचमंड, वर्जीनिया 23219

FedEx, UPS, और डीएचएल सेवाओं और डिलीवरी के लिए:
कॉमनवेल्थ
ऑथेंटिकेशन डिविजन के सचिव
400 ईस्ट कैरी स्ट्रीट
रिचमंड, वर्जीनिया 23219

दस्तावेज़ सबमिट करने से पहले, इस वेबसाइट पर दी गई ज़रूरतों को ध्यान से पढ़ लें और पुष्टि कर लें कि आपके दस्तावेज़ सही हैं। अगर किसी दस्तावेज़ को ठीक से नोटराइज़/जारी नहीं किया गया है, तो हम पुष्टि नहीं कर पाएँगे।

वापसी लिफाफे में एक ही प्रेषक और प्राप्तकर्ता को सूचीबद्ध करना चाहिए

कृपया स्वीकार किए गए दस्तावेज़ों की जानकारी के लिए दस्तावेज़ों के प्रकार पेज की समीक्षा करें।

हमारा ऑफ़िस वर्जीनिया डिपार्टमेंट ऑफ़ हेल्थ (VHD) के पीछे 400 ईस्ट कैरी स्ट्रीट, Richmond, VA 23219 में Richmond टाउन में स्थित है।

बिल्डिंग में प्रवेश करने वाले सभी वयस्कों के लिए एक वैध, सरकार द्वारा जारी आईडी आवश्यक है।

कृपया ध्यान दें: सार्वजनिक सड़क पार्किंग के साथ-साथ सीमित सार्वजनिक पार्किंग भी उपलब्ध है। पार्किंग का पता लगाने और अपनी नियुक्ति के समय से पहले हमारे भवन तक चलने के लिए पर्याप्त समय देना सुनिश्चित करें।

कोई भी प्रमाणीकरण का अनुरोध कर सकता है। अनुरोध करने वाले को दस्तावेज़ में नामित किसी भी व्यक्ति से संबंधित होने की ज़रूरत नहीं है।

कृपया एक प्री-पेड, स्व-संबोधित शिपिंग लेबल शामिल करें ताकि दस्तावेज़ नियमित मेल या कूरियर सेवा के माध्यम से वापस आ सकें।

कॉमनवेल्थ ऑफ़िस के सेक्रेटरी का UPS के साथ-साथ FedEx एक्सप्रेस के लिए भी रोज़ाना पिक-अप होता है। यदि आप FedEx या DHL के लिए "ग्राउंड डिलीवरी" का उपयोग करना चाहते हैं, तो एक बार दस्तावेज़ संसाधित हो जाने के बाद, हम पिक-अप शेड्यूल के लिए आपसे ईमेल संपर्क करेंगे।

अगर आप FedEx, UPS, USPS प्रायोरिटी, USPS एक्सप्रेस मेल या किसी अन्य ट्रैक करने योग्य मेल कैरियर का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो हमारे ऑफ़िस में और दोनों जगह से ट्रैकिंग की जानकारी का रिकॉर्ड रखना न भूलें, ताकि आप डिलीवरी की प्रगति का पता लगा सकें।

FedEx, UPS, या DHL का उपयोग करते समय, कृपया रिटर्न लिफ़ाफ़े पर अपना नाम और पता, प्रेषक और प्राप्तकर्तादोनों की सूची में डालें। हमारे कार्यालय को प्रेषक के रूप में सूचीबद्ध न करें। यदि हमारा कार्यालय प्रेषक के रूप में सूचीबद्ध है, तो आपके दस्तावेज़ बिना ट्रैकिंग के नियमित मेल के माध्यम से वापस कर दिए जाएंगे।

अगर इससे कोई समस्या आती है, तो आप इसके बजाय यूएसपीएस एक्सप्रेस मेल का इस्तेमाल कर सकते हैं। यह नीति गलत प्रेषक या प्राप्तकर्ता की जानकारी के परिणामस्वरूप आवर्ती संग्रह शुल्क के कारण लागू होती है।

बिना रिटर्न लिफ़ाफ़ा और/या डाक के सबमिट किए गए दस्तावेज़, यूनाइटेड स्टेट्स पोस्टल सर्विस की नियमित डिलीवरी से, दस्तावेज़ सबमिट करने वाले व्यक्ति को ट्रैक किए बिना, वापस लौटा दिए जाएंगे।

अगर रिटर्न पोस्टेज डाक शुल्क में 2 से अधिक है, तो कॉमनवेल्थ के सचिव का कार्यालय दस्तावेज़ों को वापस करने से पहले डाक प्राप्त करने के लिए अनुरोध करने वाले से संपर्क कर सकता है।

कॉमनवेल्थ सेक्रेटरी का ऑफ़िस हमारे ऑफ़िस में आने-जाने वाले शिपिंग में खो जाने वाले लिफ़ाफ़ों या पैकेज के लिए ज़िम्मेदार नहीं है।

अगर आपको अपना दस्तावेज़ मेल किए हुए 10 से ज़्यादा कार्यदिवस बीत चुके हैं, तो स्टेटस देखने के लिए आप हमारे कार्यालय से संपर्क कर सकते हैं। कृपया अनुरोधकर्ता का नाम (कवर लेटर पर सूचीबद्ध), गंतव्य देश, दस्तावेज़ भेजे जाने की तारीख और अपने पैकेज के लिए ट्रैकिंग जानकारी (अगर कोई हो) दें। यहां ईमेल के लिए अनुरोध भेजें notary@governor.virginia.gov